Entscheidungs-Meeting mal anders

Das Schlimmste an Entscheidungsmeeting: Lange, wirklich LANGE Diskusionen! Am Ende kommt meist nicht das Richtige bei raus, oder es ist unbefriedigend lang… zuuuu LANG!

Die Lösung: Blitz Entscheidungs Jam

Wofür ist es Gedacht: Für jedes Meeting, in welchem Probleme gelöst werden sollen. Egal ob Produkt, Software, Abläufe in der Firma… einfach jedes Meeting, in welchem normalerweise alle Teilnehmer unstruktiruert durch den Raum reden, keiner wirklich zuhört und am Ende jemand sagt:“Das habe ich schon vor DREI STUNDEN gesagt!“.

Benötigte Materialien:

  • Quadratische PostIts in Pink (JA PINK!)
  • Quadratische PostIts in Geld (kennen wir alle)
  • Breite, rechteckige PostIts in gelb (nicht rechteckig wie 8x8cm sondern 15×10 cm)
  • kleine rote Klebepunkte
  • grosse grüne Klebepunkte
  • Schwarzer Filzer für alle Teilnehmer
  • Eine Schere
  • Eine Stopuhr auf welcher alle sehen können, wie viel Zeit noch ist (Nein, nicht das Handy!)
  • Einen Moderator (Nicht der Entscheider)
  • Eine Musik Playlist
  • Eine Wand, an welcher PostIts angebracht werden können

Der Moderator:
Er kann teilnehmen, oder auch nur moderieren, aber er gibt den Ton an. Auf jedefall sollte er kein „Entscheider“ sein.

Der Entscheider:
Auch in einer Design Thinkin Methodik gibt es einen Entscheider. Es kann der Product Owner sein, der Geschäftsführer, wer auch immer das Sagen bei dem Projekt hat, um dessen Problem wir uns gerade kümmern.

Das Problem:
Definiere das Problem bevor es los geht.

Einen Raum:
Ungestört sein, ist mit das Wichtigste in diesem Prozess. Kein Klopfen mit „Darf ich kurz mal“, keine Handys oder Laptops! Nur der Raum, die Materialien, das Problem und das Team, welches dieses Problem schon bald gelöst hat!

Los gehts! Problem wird geknackt!

Schritt 1: Probleme sammeln
Der Moderator gibt allen Teilnehmern gelbe Postits und einen Stifft.
Jetzt haben alle Teilnehmer 7 Minuten um alle Probleme aufzuschreiben, die sie in dem Projekt sehen. Der Moderator meldet sich, wobald die 7 Minuten um sind, und alle hören auf zu schreiben.

Schritt 2: Presentation
Der Moderator ruft nun jeden Teilnehmer nacheinander auf, die Probleme zu presentieren.
„Komm nach vorne, kleb dein Problem hier an die Wand und erläutere es in maximal 30 Sekunden!“. Dieser Part ist übrigens keine Diskussion, sondern eine Presentation! Sollte das Problem bereits an der Wand kleben, klebt es einfach dazu und erläutert es noch einmal, sollte bei der vorherigen Presentation des Problemes etwas nicht dabei gewesen sein. Erläutere es aus deiner Sicht, ohne Bezug zu nehmen, auf was bereits gesagt wurde.

Schritt 3: Entscheidet euch für ein Problem
der Moderator gibt jedem Teilnehmer zwei rote Klebepunkte.
Jeder kann nun, in aller Stille, seine Klebepunkte auf den Problemen verteilen, welche er für am wichtigsten hält. Natürlich auf für das eigene Problem, oder beide Klebepunke auf ein Problem, welches für am wichtigsten gehalten wird.
Ordnet nun die Probleme nach Stimmen zu einer Pyramide. Das Problem mit den meisten Stimmen wird die Spitze.
Probleme ohne Stimme (oder nur einer) können erstmal aus der Pyramide raus bleiben.

Schritt 3: WieKönnenWir´s erstellen.
Wir erstellen nun WKW´s für die oberen beiden Reihen der Probleme.

Problem: „Das Projekt dauert so lange, es wird langsam langweilig und alle verlieren den Nerv!“
WKW: „Wie können wir sicherstellen, dass Projekte sich nicht in die Länge ziehen?“

Was wir hier gemacht haben? Aus einem Problem wurde eine Herausforderung. Scheint auf dem ersten Blick vielleicht unnötig, macht das ganze aber viel motievierender. Jeder kümmert sich schiesslich lieber um Herausforderungen als um Probleme!
Der Moderator bringt un die WKW´s in der gleichen Reihenfolge wie die Problempyramide an die Wand

Schritt 4: Ideation, Ideen (Quantität über Qualität!)
Jeder Teilnehmer erhält nun wieder PostIts. Wir konzentrieren uns auf die Spitze der WKW Pyriamide.
„Hey da sind zwei gleich auf!!“, => Nehmt das Linke! Nicht drüber reden, nicht diskutieren, nehmt das Linke!

Jeder erhält nun die pinken (PINK) PostIts und einen Stifft. Und die Stopuhr läuft!
In den nächsten 7 Minuten schreibt jeder alle Ideen auf, die in den Kopf gesprungen kommen, um dieses WKW zu beantworten. Eine Idee pro PostIt! Dir fällt nichts ein?: Schreib irgendwas, egal was, es wird weiter gehen, spätestens nach dem zweiten Blick auf die Uhr! Denk nicht über die Qualität der Idee nach, sowas kommt später. Werd die „dumme Idee“ los, damit dein Kopf wieder platz für die nächste Idee hat.
Wichtig ist: Die Idee muss so auf dem PostIt schreiben, dass sie ohne Erklärung verstanden werden kann!

Wenn die 7 Minuten um sind, kleben alle, so schnell wie möglich, ihre Ideen an die Wand.

Schritt 5: Museeum und Entscheidung
Die Gruppe bekommt nun 10 Minuten Zeit sich alle Ideen anzusehen und sich Gedanken darüber zu machen, welche der Ideen jeder für sich in der nahen Zukunft (am besten Morgen) umsetzten will.
Alle erhalten hierzu 6 rote Klebepunkte.
Wenn die Zeit um ist, oder alle Klebepunkte verteilt sind, geht es weiter.

Schritt 6: Nutzen-Aufwand Scale
Dies ist wohl der schlimmste Teil für den Moderator. Er muss sich nun darum kümmern, die Ideen in der NAS unter zu bringen. Dies ist, wieder, keine Diskusion! Alles was die Teilnehmer sagen dürfen ist:“Höher“,“Tiefer“,“weiter links“,“weiter rechts“. MEHR NICHT!

Schritt 7: Klärung
Unser Sweetspot (der Bereich oben, links in der NAS) sollte nun ein paar Ideen haben. Die Idee, die am weitesten oben, und am weitesten links ist, ist die Idee, um welche wir uns als ersten Kümmern sollten. Lasst sie uns in eine Aktion wandeln.
Aus der Idee wird nun ein „jobToBeDone“.
Der Ersteller der Idee, welche wir gerade aus unserem SweetSpot gefischt haben, stellt diese nun vor.

Schritt 8: Fertig!

Und danach?
1: Sammelt die WKWs, welche in Schritt 3 erstellt wurden. Diese sind schöne Anfangspunkte für einen weiteren Blitz. Bei dem Blitz kann dann auch direkt bei Schritt 4, mit dem WKW, eingestiegen werden.
Wenn ihr öfter mal einen Blitz mit verschiedenen Topics durchführt, sammelt die WKW´s nach Punkten. Vielleicht gibt es in euren Räumen ja eine Wand, an welcher eine dauerhafte WKW-Pyramide platz hat.

2: Sammelt die Ideen, die sich noch im Sweetspot befinden haben, oder die mit hohem Impact aber auch hohem Aufwand, und hebt sie auf für eine spätere Umsetzung. Verwerft die Ideen aus dem unteren Bereich der NAS (oder auch nicht). Vielleicht gibt es ja an der Wand, neben eurer dauerhaften WKW-Pyramide auch noch einen Platz für eine dauerhafte NAS, in auf welche die Idee von diesem Übertragen werden können. Es empfiehlt sich hier übrigen, das WKW auf die Rückseite der Idee zu schreiben.

Ray-Allen Taylor
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Ray-Allen Taylor

Musicalactor – Vocal Coach – Design Thinker

 

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