Ray-Allen Taylor

Design Thinker – UX Designer
You Decide

Mit Design Thinking in den „COVID-Change“

In diesen Zeiten brauch es schnell Lösungen um alle Mitarbeiter zufrieden ins Homeoffice zu bringen und Probleme in den Arbeitsabläufen schnell und effektiv zu lösen. Lassen Sie sich von diesem kurzen Guide inspirieren.

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Viele Unternehmen mussten von einem Tag auf den Anderen die gesamte Arbeitsweise umstellen.
Zum Schutz der Mitarbeiter wurde in Schnelle alles was möglich war, auf Homeoffice umgestellt.
Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen dem NewWork noch näher zu kommen und Ihre Mitarbeiter in den Change-Prozess einzubinden!
Diese Gelegenheit bringt viel Potenzial mit, da fast jeder Widerstand durch die aktuelle Situation ausgehebelt wird.

Dies ist natürlich nur eine kurze Beschreibung der sich gebenden Möglichkeiten und Methoden. Ich hoffe damit aber trotzden, ein paar Gedankenanstösse geben zu können, die besonders kleinere Firmen, die sich keine teure Berater leisten können, helfen.

Was sie brauchen:

  • Offenheit auf allen Ebenen
  • Ehrliche Kommunikation
  • Ein offenes Ohr für Ihr Team / Mitarbeiter

Grundregeln für das Projekt

  • Es gibt kein "FALSCH"
  • Jeder PainPoint ist gleich viel wert!
  • Jede Idee ist gleich viel wert!
  • PainPoints und Ideen werden (erstmal) nicht bewertet / kommentiert / abgewiesen
  • Es wird nicht diskutiert!

Langsam ans Ziel!

Nach dem nun alle Mitarbeiter sich Zuhause eingerichtet haben, geben Sie diesen einen Augenblick!
Jeder muss sich erstmal in die neue Situation eingewöhnen.

Sie werden nicht auf alle Probleme sofort eine Lösung finden. Und selbst wenn: Die erste Lösung ist wahrscheinlich nicht die Beste, oder Dauerhafteste! 
Geben Sie nicht der Versuchung nach „Alles sofort lösen zu wollen!“, erst recht nicht in den ersten Tagen oder ersten zwei Wochen!

Suchen Sie nur für das eine Lösung, das wirklich sofort gelöst werden muss. Alles andere gehört erstmal ins Backlog!

Ihre Mitarbeiter sind Ihr DT Team!

Egal welche Phase in einem Design Thinking Projekt: Sie haben bereits ein Design-Frage und ein Team um diese zu beantworten!

Ihre Mitarbeiter sind ab jetzt Researcher, Ideator, Prototyper und Tester!

Es brauch nur einen Plan und etwas Freiheit durch die Entscheiderebene! 

Zum Vereinfachen orientiere ich unseren Plan hier an den 5 Tägigen Design Sprint (Design Sprint 1.0). Natürlich ist es auch möglich, jede einzelne Phase davon zu verlängern, oder wenn nötig zu verkürzen.

Ihr Plan: Design Sprint!

Ihre Design Frage: Wie können wir das Homeoffice so gestalten, dass es Nachhaltig einen positiven Effekt auf unsere gemeinsame Arbeit hat

Grundregel: Dies ist keine Diskusion ihres Teams! Alle zusammen aber jeder für sich!

Ihr Team soll die kommenden Aufgaben zwar zusammen lösen, aber nicht in der Diskusion! Dies wollen wir unter allen Umständen verhinden!
Fragen sollen durch kurze Antworten beatnwortet werden. Und das von jedem Teammember einzeln und „für sich“!
Hierdurch haben wir duch Doppungen bereits einen Überblick über die Dringlichkeit/Wertigkeit verschiedener Antworten/Ideen/Fragen!

Die „perfekte Antwort“ passt auf ein PostIt, und ist somit keine drei Seiten e-Mail!

Montag: Research!

Erfassen Sie die Situation der Mitarbeiter und erweitern Sie die Design-Frage.
Lassen Sie sich nicht von dem Wort „Research“ täuschen: Auch hier werden bereits Ideen auf Sie zukommen, sobald Sie ihr Team auf die gestellten Fragen los lassen. Bleiben Sie jedoch beim Plan! Gehen Sie nicht auf die Ideen ein, vorerst. Sammeln Sie diese. Wir kommen später drauf zurück!

Ihr Fokus im Research:

1. Design Frage erweitern

Erweitern Sie die Design Frage durch Einschränkungen und Notwendigkeiten!

  • Sie haben kein Budget für neue, teure Software?
  • Die Software muss mit Apple arbeiten?
  • Die Software sollte auf jedenfall Google unterstützen?

All dies erweitert Ihre Design-Frage und muss am Anfang festgelegt werden, damit Ihr gesamtes Team weiss, worum es geht!

2. Erstellen Sie den Design Brief

Dieser umfasst die Design-Frage. Und als einfache Liste, mit knapper Beschreibungen, die vorher festgelegten Einschränkungen und Notwendigkeiten.

Bedenken Sie: Je mehr Einschränkungen und Notwendigkeiten der Design Brief beinhaltet, desto gezielter verläuft das Projekt. Schränkt aber auch das Team in hinsicht auf Innovation und kreativität ein!

Geben Sie Ihrem Team die Freiheit um in die Fehrne zu laufen. Hierdurch wird die Lösung anhaltender und passender für Ihre Mitarbeiter!

3. Fragen Sie ihr Team!

Die Vorbereitungen für das Research sind abgeschlossen und Ihr Team ist gefragt! Geben Sie ihrem Team den Design Brief! (Wenn Ihr Team Fragen zu diesem hat, war er nicht preszise genug!).

Am Ende des Projektes soll Ihr Team von der Lösung überzeugt sein und sich einfach darauf einstellen können, deswegen ist am Anfang auch Ihr Team gefragt. Stellen Sie folgende Fragen:

  • Was ist aktuell euer grösstes Problem in der aktuellen Arbeitssituation??
  • Was ist das nächstgrösste Problem in der aktuellen Arbeitssituation?

Wir schrenken hier den Rahmen ein wenig ein um in der Nachberbaritung besser Clustern zu können und auch um schneller ans Ziel zu kommen, ohne dabei die grössten Probleme unseres Teams zu ignorieren! Schliesslich machen wir das für unser Team!

4. Erweitern Sie das Blickfeld

Unser Team wird sicher auch mit externen Firmen arbeiten oder hier Erfahrungen sammeln. Erweitern Sie also das Blickfeld uns stellen Sie noch zusätzlich die Frage:

  • Was sind die grössten Probleme von externen Firmen/Partnern/Kunden/usw mit uns in der aktuellen Situation?

Clustern und Ideation

Am Montag haben Sie alle Probleme gesammelt. Clustern Sie diese nach Themen und Wichtigkeit. Sie können davon ausgehen, dass ein Problem dringlicher ist, wenn Sie dieses von der Mehrzahl des Teams als Antwort bekommen haben!

Wandeln Sie nun die Probleme in "Herausforderungen" um!

Ein Teil des Teams kommt mit der Video-Konferenz nicht klar? "Ich verliere immer die Verbindung!", "Das Bild ist nicht gut!", "Ich höre nur Hintergrundgeräuche!" usw.... Ihre Herausforderung als WKW: Wie können wir per Video kommunizieren, so dass alle Teilnehmer der Konversation gut folgen können?

Formulieren Sie alle Probleme zu WKW´s um und starten Sie die Ideation: Geben Sie die WKW´s an ihr Team weiter! Alle Antworten sind erlaubt! Wirklich alle!
ES GIBT KEINE FALSCHE IDEE!

(Die einzige "falsche" Idee ist: Nichts zu sagen!)

Geben Sie ein Zeitlimit! Dies ist absolut wichtig! Geben Sie aber auch gleichzeitig Ihrem Team die Möglichkeit, während dieser Zeit (bis die Zeit abgelaufen ist), sich auf nichts anderes konzentrieren zu müssen. Teilen Sie ihr Team notfalls in kleinere Zeitgruppen ein, damit der weitere Betrieb nicht zu sehr gestört wird! Denken Sie dran: Sie machen das mit Ihrem Team, für Ihr Team! Diese Zeit sollte es Ihnen als Entscheider wert sein!

Auswertung und Erweiterung der Ideation mit Ihren Experten

Nehmen Sie sich Zeit, die Ideen zu Gruppieren und zu Clustern.
<br>Holen Sie Entscheider aus den Abteilungen dazu, zu welchen die einzelnen Ideen gehören und tragen Sie diese vor. Sie befagen somit Ihre Experten und beziehen diese aktiv mit in den Change-Prozess ein. (Und ja: Dies ist ein Change-Prozess!)<br><br>Machen Sie den Vortrag kurz, und vermeiden Sie diskusionen! Sollten die Abteilungs-Entscheider hier weitere Ideen haben, beziehen sie diese mit in die Ideation: Eine Idee pro PostIt. Eine Idee die mehr Worte braucht, als auf ein PostIt passen ist KEINE IDEE!

Nutzen Kosten Cluster

Zusammen mit ihren Experten der Abteilungen bewerten Sie nun die Ideen nach Nutzen und Umsatzbarkeit. Die Umsetzbarkeit beinhaltet finanzielle Möglichkeiten als auch voraussichtliche Zeit bis zum Abschluss der Implimentierung!

Ihr Fahrplan ist fertig!

Im SweetPoint (oben, links) sehen Sie jetzt schon Ideen/Lösungen, die Sie „Einfach machen“ können! Los: Setzten Sie diese um! Sofort. 
Hiermit setzten Sie auch ein Zeichen an Ihr Team/Mitarbeiter: Wir meinen es ernst, wir setzen den Change um und das sofort und mit euch!

Sie haben nun auch einen Backlog für die nächsten Ideen/Lösungen und einen Fahrplan, welcher sich durch die Priorisierung aus dem NK-Cluster ergibt.

Umsetzung

Ideen aus dem SweetPoint (NK-Cluster, oben links!), die sie Umsetzen können: Setzen Sie diese um, jetzt. Informieren Sie ihr Team / Mitarbeiter damit diese von ihrem Team getestet werden können. Lassen Sie sich PainPoints zu den Umsetzungen geben. (Ein PainPoint passt auf ein PostIt!)
Sammeln sie die PainPoints und starten sie mit diesen einen neuen "Dienstag". Vielleicht nicht sofort, aber bald nach diesem Projekt!

Prototyping

Schicken Sie ihre Experten ins Rennen. Ziel: Ein Prototyp der Idee! Prototyp bedeutet nicht, es muss 100% funktionieren! Denken Sie daran: Ziel ist ein Produkt das funktioniert und die Idee wiederspiegelt, damit dieses dann von Ihrem Team oder den Usern getestet und verbessert werden kann!

Testing

Lassen Sie die Prototypen durch ihr Team, Ihre User, für wen auch immer es ist, testen! Bitten Sie um Härte! Wir machen wahrscheinlich keine beobachteten Testst, also bitten Sie die Tester jedes noch so kleinste Detail aufzuschreiben, das sie sich anders vorstellen, anders wünschen, stört (auch unbegründet). Aber bitten sie auch darum, "Wunschlösungen" dazu mitzuteilen. Aber auch hier: Ein PainPoint/Idee pro PostIt!

Das Ergebniss

Im besteb Fall, haben Sie bereits am zweiten Tag mehrere Wege gefunden, die Arbeit in ihrem Team zu verbessern.

Am dritten Tag haben Sie bereits neue Lösungen vorgestellt und bringen diese im laufe des Tages in die Umsetzung.

Am fünften Tag erhalten Ihre Mitarbeiter einen Einblick in die anstehenden Lösungen und können aktiv dabei mit gestalten.

Aber noch viel Wichtiger als all dies: Ihr Team ist zusammen gerückt und freut sich über einen selbst bestimmten und selbst gestalteten Change!

  • Ideen Umgesetzt
  • Fahrplan für den Change
  • Mitarbeiter mit genommen in den Change
  • Verschiedene MVP´s für aktuelle Probleme
  • Gestärktes "Wir" GEfühl trotz der Distanz

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